¿Porqué odiamos nuestra oficina?

Publicado originalmente en El País, versión digital

En la década de los 60 surge en la oficinas el llamado Open Plan, el cual supuso el comienzo del trabajo colaborativo. Dicho cambio también trajo beneficios económicos para las empresas, que pasaron de destinar 15 m2 por trabajador a 5 m2; ya no necesitaban tanta superficie para alojar a sus empleados. En la relación a esta conformación clásica del espacio de trabajo, se está hablando y mucho en estos días. En San Francisco todos los consejeros delegados de las grandes corporaciones están transformando sus plantas para adaptarlas a las nuevas necesidades”, señala Guzmán de Yarza, director del Máster in Design for Work, Retail and Learning Environments de IE University. Esos nuevos requerimientos son, esencialmente, intimidad y flexibilidad para los miembros de la plantilla.

De acuerdo a los diferentes estilos de oficina: despachos individuales o compartidos, oficinas en cubículos y oficinas abiertas, Sarah Green, en su artículo “Resarch: Cubicles are the absolute worst”, señala que la principal problemática de las oficinas en cubículos, se debe a que los trabajadores no pueden controlar lo que están escuchando.

Figura 1 Porcentaje de insatisfacción de los trabajadores, acorde al tipo de oficina y los factores físicos e infraestructura Kim & De Dear.

Un 30% de los trabajadores que desempeñan sus funciones en oficinas diseñadas en cubículos y el 25% de los trabajadores en oficinas abiertas se muestran insatisfechos respecto al ruido en sus oficinas. Recientes estudios, expuestos en Harvard Business School, han mostrado la distracción por ruido está ligada a una pérdida de la productividad por parte del trabajador. Esta máxima llega a ser el doble en oficinas abiertas, comparado con oficinas cerradas. El estudio elaborado por Kim & De Dear, muestra que esta pérdida de productividad, no se ve compensado por una mayor colaboración. La facilidad de interacción apenas es un problema, menos del 10% de todos los trabajadores de oficina citados, entienden que el problema de la colaboración no depende de la conformación del espacio de las oficinas. De hecho los trabajadores de oficinas cerradas, encontraron este aspecto poco relevante, junto con los trabajadores de oficinas abiertas. No obstante en el caso de las oficinas abiertas, los trabajadores perciben que al incrementar el grado de interacción entre sus compañeros, esto va en detrimento de las condiciones ambientales de la oficina, por lo tanto se percibe menor confort térmico, más ruido, etc.

Atendiendo a los nuevos modelos de negocios, la sociedad se está transformando y con ella se genera una nueva demanda del uso del espacio, de este modo empresas de consultoría especializada en el diseño de espacios corporativos, como 3g office, apuesta por modelos en los que “La eficacia de los trabajadores ya no se mide por el número de horas que pasan en la oficina”, “Es un cambio de cultura y los edificios deben adaptarse a las nuevas dinámicas de trabajo” (Francisco Vázquez, fundador de 3g).

La renovación de los espacios de trabajo, muestra que el 50% de las superficies están sin uso y esto podría suponer un ahorro medio del 30% en costes operativos. La consultora 3g ha renovado el espacio de 9.000 m2 de la sede de Microsoft en Madrid, en la que 3.000 m2 se han destinado a la construcción de nuevas salas destinadas a diferentes usos. “Este tipo de distribución es la que demandan las nuevas generaciones, es la persona la que se mueve y diseña su método de trabajo”, asegura Velázquez. La generaciones futuras (aquellos hoy día se encuentran entre los 18 y los 33 años), en 2025 supondrán, según la consultora Deloitte, el 75% de la fuerza laboral del mundo. Se mueven antes por el prestigio y la innovación de una empresa que por el dinero que paga, no les gusta pisar las oficinas y prefieren operar con smartphones, iPads y ordenadores.

Durante muchos años hubo una correlación entre los patrones de trabajo y el diseño de los edificios; en la actualidad las dinámicas de trabajo cambian a gran velocidad y los espacios no están preparados para amoldarse a esos cambios, no son permeables, asegura el informe Living Workplace elaborado por la consultora internacional de diseñadores e ingenieros Arup en 2011. La creatividad y el trabajo colaborativo deben ser centrales en el diseño de las plantas.

Por tanto incluir cambios sencillos en las estructuras de los edificios, como son pequeños espacios similares a las tradicionales cabinas de teléfono, aisladas acústicamente, supone un gran cambio en una oficina abierta. Por consiguiente la sustitución de los espacios de sillas y mesas altas o lugares donde se encuentran las máquinas expendedoras, que no invitan al descanso ni al trabajo. Por espacios cuyo diseño sea capaz de conciliar la vida laboral, invitando a la sociabilización, la colaboración, leer un informe, incluso echarse tranquilamente una siesta.