Evita estos 3 errores cuando pidas ideas a tus trabajadores

Contenido original de Hutch Carpenter, Consultor Senior de Hype Innovation

Publicado originalmente en Blog Hype Innovation

Traducido y adaptado por Trencadis Innovación

La firma de consultoría e investigación Ovum estimó recientemente que el crecimiento de mercado de gestión de innovación sería de 8% durante los próximos años. Esto refleja claramente que las organizaciones se están dando cuenta del excedente cognitivo que poseen sus colaboradores.

Lamentablemente, algunas compañías que lanzan programas de innovación colaborativa no la pasan muy bien. Lanzan sus programas con fuerza, con la ventaja de usar un formato de campañas, pero luego se decepcionan cuando las ideas recibidas no tienen el valor que se esperaba. Y porqué?

Como decía el filósofo John Dewey: “Un problema bien formulado, es un problema medio resuelto”

Uno de los problemas que encuentran estas organizaciones es que el problema que buscan resolver no ha sido bien descrito desde la perspectiva del trabajador. Para acercarte a esas nuevas ideas de alto valor que buscas, primero entiende bien estos clásicos errores:

Error #1: Sobrepreguntar

Presentar una pregunta a la comunidad es una gran forma de engancharlos. Tendremos la atención de muchas personas, vamos a recibir muchas respuestas y opiniones. Será una gran forma de abrir el problema que queremos resolver.

Pero bueno, como ya tenemos la atención de la gente, por qué no aprovechamos de preguntar en torno a otras áreas? Así no tendremos que hacer otra campaña para recopilar esas ideas. Esto es sobrepreguntar. Este es un ejemplo modificado de una pregunta que se presentó a un grupo de colaboradores en una empresa:

“Cómo podemos ser más competitivos? Piensa en torno a nuevas fuentes de ingreso, aumento de eficiencia, eliminar trabajo que no agrega valor, aumentar el margen de ventas, etc.

Ventas. Eficiencia operacional. Burocracia. Márgenes. Todo en una sola pregunta! Incluso por si acaso agregaron “etc”!

Esto es literalmente preguntar cualquier cosa. Problemas que genera este tipo de pregunta:

• Las ideas van a llegar en torno a muchos frentes, con la interpretación que cada colaborador tenga de la frase “más competitivos”.

• La evaluación de las ideas tendrá que ser en dimensiones completamente diferentes. Cómo comparamos iniciativas de nuevos productos vs iniciativas para disminuir la burocracia interna?.

• La capacidad que tiene la comunidad de profundizar en un área específica se elimina con tantas ideas diferentes. Es muy difícil construir sobre ideas que apuntan a diferentes temas.

Error #2: Demasiado específico! No lo suficientemente específico!

Cuando hacemos la pregunta, debemos ser conscientes de nuestras expectativas. En general, las expectativas para una campaña se ven mas o menos así:

Esas son nuestras expectativas, pero luego viene la realidad. El grado de especificidad de la pregunta afectará enormemente el resultado. En otras palabras, la forma en la que preguntamos tiene un gran impacto en la forma de las ideas que veremos.

En algunas oportunidades se necesitan ideas muy específicas. Por ejemplo, podríamos preguntar “Cómo podemos reducir el uso de combustible de nuestra flota de camiones cuando descarguen y carguen en el centro de distribución? El efecto de una pregunta de este tipo es la de disminuir el rango de respuestas, al ser tan específica.

Por otra parte, es posible hacer una pregunta que admite un gran rango de respuestas. Esto no es “Sobrepreguntar” (cuando se pregunta sobre muchos temas diferentes). Es más bien una pregunta en torno a un foco definido pero con una abertura premeditada para abrir el tipo de ideas que recibiremos. Por ejemplo, se podría preguntar “Cómo podríamos cambiar nuestros procesos de distribución para mejorar la entrega de nuestros productos?”. Este tipo de pregunta ampliaría considerablemente el espectro de ideas recibidas. En forma gráfica:

Algunas organizaciones caen en el error de no tener claras las expectativas. Estábamos esperando buenas ideas, concretas y trabajables con un buen potencial de valor, pero recibimos un montón de ideas locas que no calzan con nuestra expectativa. Y no estábamos listos para desarrollar al menos algunas ideas disruptivas…

O estábamos esperando ideas que apuntaran a la luna, y quedamos sorprendidos de lo simple y mundanas que son las ideas que recibimos.

Se debe realizar un calce entre la expectativa y la pregunta a realizar.

Error #3: Quién?

Cuando se realiza una campaña de ideas, es de mucha importancia quién está haciendo la solicitud. Porqué? Porque los trabajadores harán un juicio inmediato de la seriedad del programa según de quién se reciba el correo de invitación.

Mira estos dos correos a continuación. Ambos anuncian la misma campaña. Pero mira la diferencia:

El correo de la izquierda hace que esto parezca como un proyecto más, liderado por un grupo que las personas no conocen. Y este grupo lo que puede hacer es reenviarlo a los ejecutivos indicados. No es de extrañar que la participación frente a esta invitación no sea muy alta.

El correo de la derecha viene de un ejecutivo que todos los colaboradores conocen. Este ejecutivo habla con autoridad, y todos entienden que este esfuerzo es real. Clarifica qué tipo de idea se busca, y muestra que existe un plan de acción real. No es de extrañar que frente a este tipo de invitación la participación y compromiso de las personas sea mucho mayor.

Evita el error de no considerar “quien” está enviando la invitación, y el efecto que esto trae en la participación.

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